Политика конфиденциальности

Кто является контролёром данных

Платформу Solendi эксплуатирует компания AVOCATURA COM SRL, юридический адрес: Str. Nicolae Bălcescu nr. 56, demisol, Galați, 800001, Румыния, налоговый код 16234725, внутрисоюзный номер НДС RO35052932, зарегистрирована в Торговом реестре под номером J17/380/12.03.2004. Контакт по вопросам данных: info@solendi.es.

Одно разграничение важнее прочих, поскольку оно определяет, к кому вам следует обращаться для осуществления своих прав. В Solendi существуют две отдельные операции обработки с разными контролёрами:

Проще говоря: когда агентство сохраняет в Solendi карточку покупателя, именно агентство решает, для чего и как долго она используется. Мы лишь размещаем и обрабатываем эти данные по его указаниям. Если вы клиент агентства и хотите осуществить свои права в отношении своих данных, вам следует обратиться в это агентство; мы окажем ему техническое содействие.

Напротив, данные самой учётной записи — кто работает в агентстве, когда эти люди входили в систему, что мы выставляем к оплате — мы обрабатываем как контролёр.

Какие данные мы собираем

От пользователей платформы

Имя и фамилия, адрес электронной почты, пароль, хранимый в хешированном виде, телефон, изображение профиля, если оно загружено, язык и часовой пояс, обозначения ролей, дата последнего входа, оцифрованная собственноручная подпись, если она сохранена, и секрет вашей двухфакторной аутентификации.

О клиентах агентства

То, что агентство само решает внести. Как правило: имя и фамилия, электронная почта, номера телефонов, язык, страна, город и адрес, предпочтения поиска, заметки агента, история контактов и показов, а также запись о полученном согласии. Когда этого требует сделка, также NIE или DNI, IBAN, документы, удостоверяющие личность, подтверждения происхождения средств и анкеты по противодействию отмыванию денег.

Из переписки

Содержание сообщений, которыми обмениваются через платформу, электронная почта, синхронизированная из почтового ящика агента, сообщения WhatsApp, если этот канал подключён, и вложенные файлы.

Технические данные и данные безопасности

IP-адрес, идентификатор браузера, дата и результат каждой попытки входа — включая неудачные, с использованным адресом электронной почты — а также запись о том, какие экраны использовались, без содержимого, чтобы мы знали, какие части продукта действительно применяются.

Что зашифровано в базе данных

Хранятся в зашифрованном виде, сверх шифрования передачи, защищающего всё соединение: NIE или DNI, IBAN, собственноручные подписи, учётные данные подключаемых вами почтовых ящиков и порталов, а также секреты двухфакторной аутентификации.

Ради прозрачности: остальные поля — имя, электронная почта, телефон, адрес, заметки и тексты сообщений — не шифруются по отдельности. Они защищены контролем доступа, изоляцией между агентствами и шифрованием на уровне хранилища, но мы не хотим создавать впечатление защиты, которой не существует.

Для чего мы их используем

• Оказание оговорённой услуги: ведение портфеля агентства, его обращений, объектов, встреч и документов.
• Аутентификация пользователей и защита учётных записей от несанкционированного доступа.
• Поддержка работы агента автоматизированными функциями: извлечение данных из документа, составление текста, классификация обращения, расшифровка голосовой заметки, оценка обращения по детерминированным правилам.
• Выставление счетов за подписку и исполнение наших бухгалтерских и налоговых обязанностей.
• Оказание поддержки и информирование о существенных изменениях услуги.
• Агрегированное измерение того, какие части продукта используются, чтобы решать, что создавать дальше. Наша собственная команда из этого подсчёта исключена намеренно.

Мы не используем данные для рекламы, не продаём их, не раскрываем в коммерческих целях и не составляем профили, имеющие юридические последствия для людей.

Правовое основание обработки

Как мы читаем почтовый ящик агента

Эта функция заслуживает отдельного объяснения, поскольку она наиболее вторгающаяся в продукте и должна быть понята до того, как её включат. Она необязательна: она работает, только если агент добровольно подключит свой почтовый ящик.

Когда он это делает:

• Подключение использует IMAP с паролем приложения, который агент создаёт у своего почтового провайдера и который мы храним в зашифрованном виде. OAuth для этой функции мы пока не используем.
• Мы читаем входящие, а также папку «Отправленные», чтобы переписка была полной с обеих сторон.
• Чтение повторяется каждую минуту. При первом подключении мы уходим назад на тридцать дней.
• Прежде чем что-либо сохранить, мы отбрасываем рассылки, автоматические ответы, отправителей вида no-reply и сообщения, слишком короткие, чтобы что-то значить.
• Если отправитель — известный контакт агентства, сообщение подшивается к его переписке. Вложения сохраняются только в этом случае, до 15 МБ и только в форматах документов и изображений.
• Если отправитель неизвестен, сообщение помещается в карантин с полным текстом, чтобы агент мог решить, должен ли этот человек стать контактом. Мы не создаём записи автоматически.

Последствие, которое должен принять каждый, кто подключает почтовый ящик: личная или не относящаяся к работе переписка может оказаться в базе данных агентства, если она приходит в этот ящик. Мы рекомендуем подключать только рабочие почтовые ящики.

Пространство и аккаунт клиента

Если вы клиент агентства, работающего с Solendi, вы можете соприкоснуться с платформой двумя способами.

Пространство клиента

Агентство может прислать вам личную ссылку. По ней вы видите то, что агентство подготовило для вас: подборки объектов, назначенные показы, документы на подпись и копии подписанных, возможную анкету по противодействию отмыванию денег и сообщения. Ссылка действует 30 дней; в базе данных мы храним только её криптографический отпечаток, а не саму ссылку. Агентство может закрыть её в любой момент.

То, что вы делаете в пространстве, доходит до агентства: подтверждение или перенос показа, ваше мнение после показа и ваши сообщения появляются в вашей карточке, у вашего агента. Агентство также видит, когда вы в последний раз открывали пространство. Все эти данные принадлежат агентству, которое обрабатывает их как оператор.

Аккаунт клиента

Из пространства, полученного от агентства, вы можете сохранить это агентство в аккаунте, чтобы все агентства, с которыми вы работаете, были в одном месте. Вы входите по адресу электронной почты и 6-значному коду, без пароля. Код действует 10 минут и хранится лишь временно, ровно столько, сколько нужно для проверки.

В отношении аккаунта оператором является Solendi, и мы храним только: адрес электронной почты, язык, даты создания аккаунта и последнего входа, добавленные вами агентства и запросы, которые вы отправили из аккаунта. Правовое основание — исполнение услуги, которую вы у нас запрашиваете, — ст. 6(1)(b) GDPR.

Чего аккаунт не делает:

• В аккаунте не появляется ни одно агентство, которое вы не добавили сами по присланной им ссылке, — даже если оно хранит ваши данные с тем же адресом почты.
• Агентство не узнаёт, какие ещё агентства есть у вас в аккаунте, и ничего не видит о ваших отношениях с ними.
• Сохранить пространство агентства в аккаунте можно, только войдя с тем адресом почты, который вы дали этому агентству.

Из аккаунта вы можете отдельно попросить каждое агентство прислать копию ваших данных или удалить их. Запрос приходит вашему агенту как задача, и у агентства есть месяц на ответ. Там же вы можете убрать агентство из аккаунта; ваши данные остаются у агентства, просто вы больше не видите его в аккаунте.

Искусственный интеллект и ваши данные

Несколько функций отправляют данные языковым моделям, которыми управляют третьи стороны. Мы предпочитаем описать это точно, а не успокоительной формулировкой:

• Документы, удостоверяющие личность, и подтверждающие документы. При использовании автоматического извлечения данных из документа файл отправляется целиком поставщику модели, который возвращает распознанные поля. Это касается паспортов, DNI или NIE и подтверждений происхождения средств. Если вы не хотите, чтобы документ проходил через эту функцию, внесите его данные вручную.
• Резюме. В модуле подбора персонала резюме отправляется модели целиком, чтобы извлечь из него данные.
• Электронная почта. Текст синхронизированных сообщений может анализироваться для краткого изложения переписки и предложения следующего шага.
• Голосовые заметки. Аудиофайл отправляется в службу расшифровки как есть.
• Досье по противодействию отмыванию денег. Здесь мы намеренно поступили наоборот: модель получает только уровень риска и обосновывающие его факторы. Она никогда не получает NIE, паспорт, IBAN, телефон, электронную почту или фамилию.
• Банковские выписки. Когда агентство загружает выписку для сверки поступлений, файл читается и удаляется — он не сохраняется. Сопоставление с ожидаемыми комиссиями и арендной платой сначала выполняется в нашей собственной системе, без модели. Только если агентство просит помощника помочь со строками, оставшимися несопоставленными, эти строки передаются модели: дата, сумма, назначение перевода и имена участвующих сторон (плательщика, арендатора или клиента). IBAN никогда не передаётся полностью: он заменяется последними четырьмя символами. Чтобы узнать того же плательщика в следующем месяце, мы храним криптографический отпечаток счёта, по которому IBAN восстановить невозможно.

Во всех случаях текст, поступивший извне системы, очищается до формирования инструкции, чтобы входящее сообщение не могло повлиять на поведение системы. От каждого обращения мы храним только метаданные — функцию, модель, израсходованные единицы, стоимость и длительность — но никогда отправленное содержимое и ответ.

Наши поставщики не используют эти данные для обучения своих моделей.

Кому мы их передаём

Мы не раскрываем данные никаким третьим лицам, кроме поставщиков, необходимых нам для оказания услуги, и всегда на основании договора об обработке. Вот полный перечень:

Мы также раскрываем данные, когда этого на законном основании требует компетентный орган.

Передача за пределы ЕС

Два наших поставщика учреждены в Соединённых Штатах: Anthropic и Groq. Передача опирается на стандартные договорные положения, одобренные Европейской комиссией, и дополняется описанными выше техническими мерами, среди которых намеренное исключение идентификаторов из досье по противодействию отмыванию денег.

Остальные поставщики оказывают услугу из Европейского союза либо располагают равноценными механизмами.

Как долго мы их храним

Переписка и сообщения в ней хранятся, пока активна учётная запись агентства, и удаляются вместе с ней.

Как мы защищаем данные

• Каждое агентство отделено от остальных на уровне самих запросов к базе данных, а не только в интерфейсе.
• Двухфакторная аутентификация обязательна для всех внутренних учётных записей.
• Частные документы находятся в хранилище без публичного адреса и выдаются только после проверки прав.
• Автоматический контроль проверяет текст, готовый покинуть агентство и уйти к третьему лицу, и блокирует отправку, если он содержит IBAN, NIE или телефон собственника там, где получатель не должен их видеть.
• Шифрование при передаче на всех соединениях и ежедневные резервные копии.
• В случае нарушения безопасности, влекущего риск, мы уведомим компетентный орган в течение 72 часов и, при необходимости, затронутых лиц.

Ваши права

Вы можете запросить доступ к своим данным, их исправление, их удаление, ограничение обработки, переносимость, а также возразить против обработки, основанной на законном интересе. Вы также можете в любой момент отозвать данное вами согласие, что не затрагивает правомерности обработки до отзыва.

Два честных уточнения:

• Если ваши данные находятся в портфеле агентства, обращение следует направлять этому агентству, которое принимает решение о них. Если вы напишете нам, мы укажем, к кому обратиться, и окажем агентству техническое содействие.
• Удаление осуществляется как необратимое обезличивание: мы убираем имя, электронную почту, телефон, адрес, NIE и IBAN и отвязываем запись от любого идентификатора, сохраняя лишь статистические данные, по которым никого нельзя определить. Мы не удаляем записи физически, поскольку это нарушило бы целостность документов, хранить которые нас обязывает закон.
• Если у вас есть аккаунт клиента, вы можете запросить копию или удаление своих данных прямо из аккаунта, отдельно для каждого агентства. Чтобы удалить сам аккаунт, напишите нам по адресу ниже.

Мы ответим в течение одного месяца с момента получения обращения.

Как удалить свои данные

Если вы хотите, чтобы ваши данные были удалены из Solendi, напишите на info@solendi.es, указав название агентства, с которым вы имели дело, если оно вам известно, и адрес электронной почты или номер телефона, под которыми вы значитесь.

Если у вас есть аккаунт клиента и вы хотите его закрыть, напишите нам с адреса электронной почты аккаунта. Мы удаляем адрес, язык и связи с агентствами; ваши данные в каждом агентстве остаются там, и по ним вы обращаетесь в агентство или до закрытия используете запрос в аккаунте.

Прежде чем действовать, мы проверим вашу личность — обычно путём подтверждения обращения с зарегистрированного адреса электронной почты — и передадим обращение ответственному агентству, у которого есть один месяц на его рассмотрение. Когда удаление будет выполнено, ваши идентифицирующие данные будут удалены необратимо, как описано в предыдущем разделе.

Если каналом, по которому мы вступили в контакт, был WhatsApp, вы можете запросить удаление по тому же каналу, написав слово STOP, а равно и по электронной почте на указанный выше адрес.

Документы, которые мы обязаны хранить по закону, исключаются из немедленного удаления; они удаляются по истечении сроков, указанных в разделе о хранении.

Файлы cookie и схожие технологии

Solendi не использует аналитических, рекламных и отслеживающих файлов cookie. Мы используем только те, которые строго необходимы для поддержания сессии и защиты форм. Подробности — в Политике использования файлов cookie.

Как подать жалобу

Если вы считаете, что мы обошлись с вашими данными ненадлежащим образом, мы были бы признательны, если бы вы сначала сообщили об этом нам на info@solendi.es: почти всё решается так быстрее.

В любом случае вы вправе подать жалобу в надзорный орган. Поскольку Solendi учреждена в Румынии, для наших собственных операций обработки компетентным органом является Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, Бухарест). Если вы проживаете в Испании, вы в равной мере можете обратиться в Испанское агентство по защите данных (AEPD, www.aepd.es) либо в орган страны вашего проживания.

Для операций обработки, решение о которых принимает агентство, компетентным будет орган страны, в которой это агентство учреждено.

Изменения настоящей политики

Мы будем обновлять этот документ при изменении операций обработки, поставщиков или применимых правил. Дата вступления в силу редакции, которую вы читаете, указана вверху страницы, а предыдущие редакции сохраняются. О существенных изменениях агентства уведомляются за тридцать дней.