Datenschutzerklärung

Wer der Verantwortliche ist

Die Plattform Solendi wird betrieben von AVOCATURA COM SRL, Sitz Str. Nicolae Bălcescu nr. 56, demisol, Galați, 800001, Rumänien, Steuernummer 16234725, innergemeinschaftliche USt-IdNr. RO35052932, eingetragen im Handelsregister unter J17/380/12.03.2004. Datenschutzkontakt: info@solendi.es.

Eine Unterscheidung ist vor allen anderen wichtig, weil sie bestimmt, an wen Sie sich zur Ausübung Ihrer Rechte wenden müssen. Bei Solendi gibt es zwei getrennte Verarbeitungen mit unterschiedlichen Verantwortlichen:

Im Klartext: Wenn eine Agentur den Datensatz eines Käufers in Solendi speichert, entscheidet die Agentur, wozu und wie lange er verwendet wird. Wir hosten und verarbeiten diese Daten lediglich nach ihren Weisungen. Wenn Sie Kunde einer Agentur sind und Ihre Rechte an Ihren Daten ausüben möchten, müssen Sie sich an diese Agentur wenden; wir unterstützen sie technisch.

Die Kontodaten selbst hingegen — wer bei der Agentur arbeitet, wann sich jemand angemeldet hat, was wir in Rechnung stellen — verarbeiten wir als Verantwortlicher.

Welche Daten wir erheben

Von den Nutzern der Plattform

Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, in gehashter Form gespeichertes Passwort, Telefonnummer, Profilbild, sofern hochgeladen, Sprache und Zeitzone, Rollenbezeichnungen, Datum der letzten Anmeldung, digitalisierte handschriftliche Unterschrift, sofern gespeichert, sowie das Geheimnis Ihrer Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Über die Kunden der Agentur

Was die Agentur selbst einzugeben beschließt. Typischerweise: Vor- und Nachname, E-Mail, Telefonnummern, Sprache, Land, Stadt und Anschrift, Suchpräferenzen, Notizen des Maklers, Verlauf der Kontakte und Besichtigungen sowie ein Nachweis der eingeholten Einwilligung. Sofern ein Geschäft dies erfordert, außerdem NIE oder DNI, IBAN, Ausweisdokumente, Mittelherkunftsnachweise und Fragebögen zur Geldwäscheprävention.

Aus der Kommunikation

Der Inhalt der über die Plattform ausgetauschten Nachrichten, die aus dem Postfach des Maklers synchronisierte E-Mail, WhatsApp-Nachrichten, sofern dieser Kanal verbunden ist, und Dateianhänge.

Technische und Sicherheitsdaten

IP-Adresse, Browserkennung, Datum und Ergebnis jedes Anmeldeversuchs — einschließlich der fehlgeschlagenen, mit der verwendeten E-Mail-Adresse — sowie eine Aufzeichnung darüber, welche Bildschirme genutzt wurden, ohne Inhalte, damit wir wissen, welche Teile des Produkts tatsächlich im Einsatz sind.

Was in der Datenbank verschlüsselt ist

Verschlüsselt gespeichert, über die Transportverschlüsselung hinaus, die die gesamte Verbindung schützt: die NIE oder DNI, die IBAN, handschriftliche Unterschriften, die Zugangsdaten der von Ihnen verbundenen Postfächer und Portale sowie die Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentifizierung.

Der Transparenz halber: Die übrigen Felder — Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, Notizen und Nachrichtentexte — sind nicht feldweise verschlüsselt. Sie sind durch Zugriffskontrolle, durch die Trennung zwischen den Agenturen und durch Verschlüsselung auf Speicherebene geschützt, aber wir wollen keinen Schutz suggerieren, den es nicht gibt.

Wozu wir sie verwenden

• Erbringung des vereinbarten Dienstes: Verwaltung des Bestands der Agentur, ihrer Anfragen, Immobilien, Termine und Dokumente.
• Authentifizierung der Nutzer und Schutz der Konten vor unbefugtem Zugriff.
• Unterstützung der Arbeit des Maklers durch automatisierte Funktionen: Auslesen von Daten aus einem Dokument, Verfassen von Text, Einordnen einer Anfrage, Transkription einer Sprachnotiz, Bewertung einer Anfrage nach deterministischen Regeln.
• Abrechnung des Abonnements und Erfüllung unserer buchhalterischen und steuerlichen Pflichten.
• Bereitstellung von Support und Mitteilung wesentlicher Änderungen des Dienstes.
• Aggregierte Messung, welche Teile des Produkts genutzt werden, um zu entscheiden, was wir bauen. Unser eigenes Team ist aus dieser Zählung bewusst ausgenommen.

Wir verwenden die Daten nicht für Werbung, wir verkaufen sie nicht, wir geben sie nicht zu kommerziellen Zwecken weiter und wir erstellen keine Profile mit rechtlichen Wirkungen für Personen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Wie wir das Postfach des Maklers lesen

Diese Funktion verdient eine eigene Erläuterung, weil sie die eingriffsintensivste im Produkt ist und verstanden sein sollte, bevor sie eingeschaltet wird. Sie ist optional: Sie funktioniert nur, wenn ein Makler sein Postfach freiwillig verbindet.

Wenn er das tut:

• Die Verbindung erfolgt über IMAP mit einem App-Passwort, das der Makler bei seinem E-Mail-Anbieter erzeugt und das wir verschlüsselt speichern. Wir verwenden für diese Funktion noch kein OAuth.
• Wir lesen den Posteingang und auch den Ordner „Gesendet", damit die Unterhaltung von beiden Seiten vollständig ist.
• Das Auslesen wiederholt sich jede Minute. Bei der ersten Verbindung gehen wir dreißig Tage zurück.
• Bevor wir etwas speichern, verwerfen wir Newsletter, automatische Antworten, Absender vom Typ no-reply und Nachrichten, die zu kurz sind, um etwas zu bedeuten.
• Ist der Absender ein bekannter Kontakt der Agentur, wird die Nachricht seiner Unterhaltung zugeordnet. Anhänge werden nur in diesem Fall gespeichert, bis 15 MB und nur in Dokument- und Bildformaten.
• Ist der Absender unbekannt, wird die Nachricht mit ihrem vollständigen Text in Quarantäne gestellt, damit der Makler entscheiden kann, ob diese Person ein Kontakt werden soll. Wir legen keine Datensätze automatisch an.

Die Folge, die jeder akzeptieren muss, der ein Postfach verbindet: persönliche oder sachfremde Korrespondenz kann in der Datenbank der Agentur landen, wenn sie in diesem Postfach eingeht. Wir empfehlen, ausschließlich berufliche Postfächer zu verbinden.

Der Kundenbereich und das Kundenkonto

Wenn Sie Kunde einer Agentur sind, die mit Solendi arbeitet, können Sie auf zwei Wegen mit der Plattform in Kontakt kommen.

Der Kundenbereich

Die Agentur kann Ihnen einen persönlichen Link senden. Darüber sehen Sie, was die Agentur für Sie vorbereitet hat: Immobilienauswahlen, geplante Besichtigungen, zu unterzeichnende Dokumente und Kopien der unterzeichneten, einen etwaigen Fragebogen zur Geldwäscheprävention und Nachrichten. Der Link ist 30 Tage gültig; in der Datenbank speichern wir nur einen kryptografischen Fingerabdruck davon, nicht den Link selbst. Die Agentur kann ihn jederzeit schließen.

Was Sie im Bereich tun, erreicht die Agentur: die Bestätigung oder Verschiebung einer Besichtigung, Ihre Meinung nach der Besichtigung und Ihre Nachrichten erscheinen in Ihrer Akte, bei Ihrem Makler. Die Agentur sieht auch, wann Sie den Bereich zuletzt geöffnet haben. Alle diese Daten gehören der Agentur, die sie als Verantwortliche verarbeitet.

Das Kundenkonto

Aus dem von einer Agentur erhaltenen Bereich heraus können Sie diese Agentur in einem Konto behalten, um alle Agenturen, mit denen Sie arbeiten, an einem Ort zu haben. Sie melden sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und einem 6-stelligen Code an, ohne Passwort. Der Code ist 10 Minuten gültig und wird nur vorübergehend gespeichert, so lange, wie er geprüft werden muss.

Für das Konto ist Solendi der Verantwortliche und speichert nur: die E-Mail-Adresse, die Sprache, das Erstellungs- und das letzte Anmeldedatum, die Agenturen, die Sie hinzugefügt haben, und die Anfragen, die Sie aus dem Konto gesendet haben. Rechtsgrundlage ist die Erbringung des von Ihnen gewünschten Dienstes — Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Einige Dinge, die das Konto nicht tut:

• Im Konto erscheint keine Agentur, die Sie nicht selbst über den von ihr gesendeten Link hinzugefügt haben — auch nicht, wenn sie Sie mit derselben E-Mail-Adresse erfasst hat.
• Eine Agentur erfährt nicht, welche anderen Agenturen Sie im Konto haben, und sieht nichts von Ihrer Beziehung zu ihnen.
• Den Bereich einer Agentur können Sie nur im Konto behalten, wenn Sie sich mit der E-Mail-Adresse anmelden, die Sie dieser Agentur gegeben haben.

Aus dem Konto können Sie jede Agentur einzeln um eine Kopie Ihrer Daten oder um deren Löschung bitten. Die Anfrage erreicht Ihren Makler als zu erledigende Aufgabe, und die Agentur hat einen Monat Zeit für die Antwort. Dort können Sie auch eine Agentur aus dem Konto entfernen; Ihre Daten bleiben bei der Agentur, Sie sehen sie nur nicht mehr im Konto.

Künstliche Intelligenz und Ihre Daten

Mehrere Funktionen senden Daten an Sprachmodelle, die von Dritten betrieben werden. Wir beschreiben dies lieber genau als mit einer beruhigenden Formel:

• Ausweisdokumente und Nachweise. Wird das automatische Auslesen von Daten aus einem Dokument genutzt, wird die Datei vollständig übermittelt an den Modellanbieter, der die erkannten Felder zurückgibt. Das umfasst Reisepässe, DNI oder NIE und Mittelherkunftsnachweise. Wenn Sie nicht möchten, dass ein Dokument diese Funktion durchläuft, geben Sie seine Daten von Hand ein.
• Lebensläufe. Im Modul für die Personalgewinnung wird der Lebenslauf vollständig an das Modell gesendet, um seine Daten auszulesen.
• E-Mail. Der Text synchronisierter Nachrichten kann analysiert werden, um die Unterhaltung zusammenzufassen und den nächsten Schritt vorzuschlagen.
• Sprachnotizen. Die Audiodatei wird unverändert an den Transkriptionsdienst gesendet.
• Unterlagen zur Geldwäscheprävention. Hier haben wir bewusst das Gegenteil getan: Das Modell erhält nur die Risikostufe und die ihr zugrunde liegenden Faktoren. Es erhält niemals die NIE, den Reisepass, die IBAN, die Telefonnummer, die E-Mail oder den Nachnamen.
• Kontoauszüge. Wenn die Agentur einen Kontoauszug zum Abgleich von Zahlungseingängen hochlädt, wird die Datei gelesen und verworfen — sie wird nicht aufbewahrt. Der Abgleich mit den erwarteten Provisionen und Mieten erfolgt zunächst in unserem eigenen System, ohne Modell. Nur wenn die Agentur den Assistenten um Hilfe bei den noch nicht zugeordneten Zeilen bittet, gehen diese an das Modell, mit Datum, Betrag, Verwendungszweck und den Namen der Beteiligten (Zahler, Mieter oder Kunde). Die IBAN wird nie vollständig übermittelt: Sie wird durch ihre letzten vier Zeichen ersetzt. Um denselben Zahler im Folgemonat wiederzuerkennen, speichern wir einen kryptografischen Fingerabdruck des Kontos, aus dem sich die IBAN nicht rekonstruieren lässt.

In jedem Fall wird Text, der von außerhalb des Systems stammt, bereinigt, bevor die Anweisung gebildet wird, damit eine eingehende Nachricht das Verhalten des Systems nicht beeinflussen kann. Von jedem Aufruf bewahren wir nur Metadaten auf — Funktion, Modell, verbrauchte Einheiten, Kosten und Dauer — niemals den gesendeten Inhalt oder die Antwort.

Unsere Anbieter verwenden diese Daten nicht, um ihre Modelle zu trainieren.

An wen wir sie weitergeben

Wir geben Daten an keine anderen Dritten weiter als an die Anbieter, die wir zur Erbringung des Dienstes benötigen, stets auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Dies ist die vollständige Liste:

Wir geben Daten außerdem weiter, wenn eine zuständige Behörde dies rechtmäßig verlangt.

Übermittlungen außerhalb der EU

Zwei unserer Anbieter sind in den Vereinigten Staaten ansässig: Anthropic und Groq. Die Übermittlungen stützen sich auf die von der Europäischen Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln, ergänzt durch die oben beschriebenen technischen Maßnahmen, darunter der bewusste Ausschluss von Identifikatoren aus den Unterlagen zur Geldwäscheprävention.

Die übrigen Anbieter erbringen den Dienst aus der Europäischen Union heraus oder verfügen über gleichwertige Mechanismen.

Wie lange wir sie aufbewahren

Unterhaltungen und ihre Nachrichten werden aufbewahrt, solange das Agenturkonto aktiv ist, und mit ihm gelöscht.

Wie wir die Daten schützen

• Jede Agentur ist von den übrigen bereits in der Abfrageschicht der Datenbank getrennt, nicht bloß in der Oberfläche.
• Die Zwei-Faktor-Authentifizierung ist für alle internen Konten verpflichtend.
• Private Dokumente liegen in einem Bucket ohne öffentliche Adresse und werden erst nach Prüfung der Berechtigungen freigegeben.
• Eine automatische Kontrolle prüft Text, der die Agentur in Richtung eines Dritten verlassen soll, und blockiert das Senden, wenn er eine IBAN, eine NIE oder die Telefonnummer des Eigentümers enthält, die der Empfänger nicht sehen darf.
• Verschlüsselung während der Übertragung auf allen Verbindungen sowie tägliche Sicherungskopien.
• Im Fall einer Sicherheitsverletzung mit Risiko benachrichtigen wir die zuständige Behörde innerhalb von 72 Stunden und gegebenenfalls die betroffenen Personen.

Ihre Rechte

Sie können Auskunft über Ihre Daten, deren Berichtigung, deren Löschung, die Einschränkung der Verarbeitung und die Datenübertragbarkeit verlangen und der auf berechtigtem Interesse beruhenden Verarbeitung widersprechen. Sie können außerdem jederzeit eine erteilte Einwilligung widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf berührt wird.

Zwei ehrliche Klarstellungen:

• Befinden sich Ihre Daten im Bestand einer Agentur, ist der Antrag an diese Agentur zu richten, die darüber entscheidet. Schreiben Sie uns, nennen wir Ihnen die zuständige Stelle und unterstützen die Agentur technisch.
• Die Löschung erfolgt als unumkehrbare Anonymisierung: Wir entfernen Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, NIE und IBAN und lösen den Datensatz von jeder Kennung, sodass nur statistische Daten bleiben, aus denen niemand bestimmbar ist. Wir löschen Datensätze nicht physisch, weil das die Integrität der Unterlagen zerstören würde, zu deren Aufbewahrung uns das Gesetz verpflichtet.
• Wenn Sie ein Kundenkonto haben, können Sie die Kopie oder Löschung Ihrer Daten direkt im Konto verlangen, für jede Agentur einzeln. Für die Löschung des Kontos selbst schreiben Sie uns an die unten genannte Adresse.

Wir antworten innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags.

Wie Sie Ihre Daten löschen lassen

Wenn Sie möchten, dass Ihre Daten aus Solendi entfernt werden, schreiben Sie an info@solendi.es und nennen Sie den Namen der Agentur, mit der Sie zu tun hatten, sofern Sie ihn kennen, sowie die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, unter der Sie geführt werden.

Wenn Sie ein Kundenkonto haben und es schließen möchten, schreiben Sie uns von der E-Mail-Adresse des Kontos. Wir löschen die Adresse, die Sprache und die Verbindungen zu den Agenturen; Ihre Daten bei jeder Agentur bleiben dort, und dafür wenden Sie sich an die Agentur oder nutzen vor dem Schließen die Anfrage im Konto.

Wir prüfen Ihre Identität, bevor wir handeln — üblicherweise durch Bestätigung des Antrags von der hinterlegten E-Mail-Adresse — und leiten den Antrag an die verantwortliche Agentur weiter, die einen Monat Zeit hat, ihn zu erledigen. Wird die Löschung durchgeführt, werden Ihre identifizierenden Daten unumkehrbar entfernt, wie im vorigen Abschnitt beschrieben.

War der Kanal, über den wir in Kontakt kamen, WhatsApp, können Sie die Löschung über denselben Kanal verlangen, indem Sie das Wort STOP schreiben, und ebenso per E-Mail an die obige Adresse.

Unterlagen, zu deren Aufbewahrung uns das Gesetz verpflichtet, sind von der sofortigen Löschung ausgenommen; sie werden gelöscht, wenn die im Abschnitt über die Aufbewahrung genannten Fristen ablaufen.

Cookies und ähnliche Technologien

Solendi verwendet keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Cookies. Wir verwenden nur jene, die zur Aufrechterhaltung der Sitzung und zum Schutz der Formulare unbedingt erforderlich sind. Die Einzelheiten stehen in der Cookie-Richtlinie.

Wie Sie sich beschweren können

Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir mit Ihren Daten unsachgemäß umgegangen sind, wären wir dankbar, wenn Sie es uns zuerst unter info@solendi.es mitteilten: So löst sich fast alles schneller.

In jedem Fall haben Sie das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. Da Solendi in Rumänien niedergelassen ist, ist für unsere eigene Verarbeitung die Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, Bukarest) zuständig. Wenn Sie in Spanien wohnen, können Sie sich ebenso an die spanische Datenschutzbehörde (AEPD, www.aepd.es) wenden oder an die Behörde Ihres Wohnsitzlandes.

Für Verarbeitungen, über die eine Agentur entscheidet, ist die Behörde des Landes zuständig, in dem die Agentur niedergelassen ist.

Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren dieses Dokument, wenn sich die Verarbeitungen, die Anbieter oder die anwendbaren Vorschriften ändern. Das Datum des Inkrafttretens der von Ihnen gelesenen Fassung steht oben auf der Seite, und frühere Fassungen werden aufbewahrt. Wesentliche Änderungen werden den Agenturen dreißig Tage im Voraus mitgeteilt.