Privacybeleid

Wie de verwerkingsverantwoordelijke is

Het platform Solendi wordt geëxploiteerd door AVOCATURA COM SRL, statutaire zetel Str. Nicolae Bălcescu nr. 56, demisol, Galați, 800001, Roemenië, fiscaal nummer 16234725, intracommunautair btw-nummer RO35052932, ingeschreven in het handelsregister onder J17/380/12.03.2004. Contact voor gegevens: info@solendi.es.

Eén onderscheid is belangrijker dan alle andere, omdat het bepaalt tot wie u zich moet wenden om uw rechten uit te oefenen. Bij Solendi bestaan twee afzonderlijke verwerkingen met verschillende verantwoordelijken:

In gewone taal: wanneer een kantoor het dossier van een koper in Solendi opslaat, is het het kantoor dat beslist waarvoor en hoe lang het wordt gebruikt. Wij hosten en verwerken die gegevens louter op zijn instructies. Bent u klant van een kantoor en wilt u uw rechten over uw gegevens uitoefenen, dan dient u zich tot dat kantoor te wenden; wij staan het technisch bij.

De accountgegevens zelf daarentegen — wie bij het kantoor werkt, wanneer zij zich hebben aangemeld, wat wij factureren — verwerken wij als verantwoordelijke.

Welke gegevens wij verzamelen

Van de gebruikers van het platform

Voor- en achternaam, e-mailadres, wachtwoord opgeslagen in gehashte vorm, telefoon, profielfoto indien geüpload, taal en tijdzone, rolaanduidingen, datum van laatste aanmelding, gedigitaliseerde handgeschreven handtekening indien bewaard, en het geheim van uw tweefactorauthenticatie.

Over de klanten van het kantoor

Wat het kantoor zelf verkiest in te voeren. Doorgaans: naam en achternaam, e-mail, telefoonnummers, taal, land, stad en adres, zoekvoorkeuren, notities van de makelaar, geschiedenis van contacten en bezichtigingen, en een vastlegging van de verkregen toestemming. Waar een transactie dit vereist, ook NIE of DNI, IBAN, identiteitsdocumenten, bewijs van herkomst van middelen en vragenlijsten ter bestrijding van witwassen.

Uit de communicatie

De inhoud van berichten die via het platform worden uitgewisseld, e-mail gesynchroniseerd vanuit het postvak van de makelaar, WhatsApp-berichten wanneer dat kanaal is aangesloten, en bijlagen.

Technische en beveiligingsgegevens

IP-adres, browseridentificatie, de datum en de uitkomst van elke aanmeldpoging — ook de mislukte, met het gebruikte e-mailadres — en een registratie van welke schermen zijn gebruikt, zonder inhoud, zodat wij weten welke delen van het product werkelijk in gebruik zijn.

Wat versleuteld is in de database

Versleuteld opgeslagen, bovenop de transportversleuteling die de hele verbinding beschermt: de NIE of DNI, de IBAN, handgeschreven handtekeningen, de inloggegevens van de postvakken en portalen die u aansluit, en de geheimen van de tweefactorauthenticatie.

Voor de duidelijkheid: de overige velden — naam, e-mail, telefoon, adres, notities en berichtteksten — zijn niet veld voor veld versleuteld. Zij worden beschermd door toegangscontrole, door de scheiding tussen kantoren en door versleuteling op opslagniveau, maar wij willen geen bescherming suggereren die niet bestaat.

Waarvoor wij ze gebruiken

• Het leveren van de overeengekomen dienst: beheer van de portefeuille van het kantoor, zijn aanvragen, panden, afspraken en documenten.
• Het authenticeren van gebruikers en het beschermen van accounts tegen onbevoegde toegang.
• Het ondersteunen van het werk van de makelaar met geautomatiseerde functies: gegevens uit een document halen, tekst opstellen, een aanvraag indelen, een spraaknotitie transcriberen, een aanvraag scoren volgens deterministische regels.
• Het factureren van het abonnement en het nakomen van onze boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
• Het bieden van ondersteuning en het meedelen van wezenlijke wijzigingen van de dienst.
• Het geaggregeerd meten welke delen van het product worden gebruikt, om te beslissen wat wij bouwen. Ons eigen team is bewust van die telling uitgesloten.

Wij gebruiken de gegevens niet voor reclame, wij verkopen ze niet, wij verstrekken ze niet voor commerciële doeleinden en wij bouwen geen profielen met rechtsgevolgen voor personen.

Rechtsgrondslag van de verwerking

Hoe wij het postvak van de makelaar lezen

Deze functie verdient een eigen toelichting, omdat zij de meest ingrijpende in het product is en begrepen dient te zijn voordat zij wordt ingeschakeld. Zij is optioneel: zij werkt alleen als een makelaar zijn postvak vrijwillig aansluit.

Wanneer hij dat doet:

• De verbinding verloopt via IMAP met een app-wachtwoord dat de makelaar bij zijn e-mailaanbieder aanmaakt en dat wij versleuteld bewaren. Wij gebruiken voor deze functie nog geen OAuth.
• Wij lezen het postvak IN en ook de map Verzonden, zodat het gesprek van beide kanten volledig is.
• Het lezen herhaalt zich elke minuut. Bij de eerste verbinding gaan wij dertig dagen terug.
• Voordat wij iets opslaan, verwerpen wij nieuwsbrieven, automatische antwoorden, afzenders van het type no-reply en berichten die te kort zijn om iets te betekenen.
• Is de afzender een bekend contact van het kantoor, dan wordt het bericht in zijn gesprek opgenomen. Bijlagen worden alleen in dat geval bewaard, tot 15 MB en uitsluitend in document- en beeldformaten.
• Is de afzender onbekend, dan wordt het bericht met zijn volledige tekst in quarantaine geplaatst, zodat de makelaar kan beslissen of die persoon een contact moet worden. Wij maken niet automatisch dossiers aan.

Het gevolg dat eenieder die een postvak aansluit moet aanvaarden: persoonlijke of niet ter zake doende correspondentie kan in de database van het kantoor belanden als zij in dat postvak binnenkomt. Wij raden aan uitsluitend zakelijke postvakken aan te sluiten.

De klantruimte en het klantaccount

Als u klant bent van een kantoor dat met Solendi werkt, kunt u op twee manieren met het platform in aanraking komen.

De klantruimte

Het kantoor kan u een persoonlijke link sturen. Daarmee ziet u wat het kantoor voor u heeft klaargezet: selecties van woningen, geplande bezichtigingen, te ondertekenen documenten en kopieën van de ondertekende, een eventuele vragenlijst ter voorkoming van witwassen en berichten. De link is 30 dagen geldig; in de database bewaren we alleen een cryptografische vingerafdruk ervan, niet de link zelf. Het kantoor kan hem op elk moment sluiten.

Wat u in de ruimte doet, bereikt het kantoor: het bevestigen of verzetten van een bezichtiging, uw mening na de bezichtiging en uw berichten verschijnen in uw dossier, bij uw makelaar. Het kantoor ziet ook wanneer u de ruimte voor het laatst hebt geopend. Al deze gegevens zijn van het kantoor, dat ze als verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

Het klantaccount

Vanuit de ruimte die u van een kantoor hebt ontvangen, kunt u ervoor kiezen dat kantoor in een account te bewaren, zodat u alle kantoren waarmee u werkt op één plek hebt. U meldt zich aan met uw e-mailadres en een code van 6 cijfers, zonder wachtwoord. De code is 10 minuten geldig en wordt alleen tijdelijk bewaard, lang genoeg om te kunnen worden gecontroleerd.

Voor het account is Solendi de verwerkingsverantwoordelijke en bewaart alleen: het e-mailadres, de taal, de aanmaakdatum van het account en de laatste aanmelding, de kantoren die u hebt toegevoegd en de verzoeken die u vanuit het account hebt verstuurd. De rechtsgrond is de uitvoering van de dienst die u ons vraagt — art. 6, lid 1, onder b AVG.

Enkele dingen die het account niet doet:

• In het account verschijnt geen kantoor dat u niet zelf hebt toegevoegd, via de link die het u stuurde — ook niet als het u met hetzelfde e-mailadres in zijn bestand heeft.
• Een kantoor komt niet te weten welke andere kantoren u in het account hebt en ziet niets van uw relatie met hen.
• U kunt de ruimte van een kantoor alleen in het account bewaren door u aan te melden met het e-mailadres dat u aan dat kantoor hebt gegeven.

Vanuit het account kunt u elk kantoor afzonderlijk om een kopie van uw gegevens of om verwijdering ervan vragen. Het verzoek bereikt uw makelaar als taak, en het kantoor heeft een maand om te antwoorden. Daar kunt u ook een kantoor uit het account halen; uw gegevens blijven bij het kantoor, u ziet het alleen niet meer in het account.

Kunstmatige intelligentie en uw gegevens

Verscheidene functies sturen gegevens naar taalmodellen die door derden worden geëxploiteerd. Wij beschrijven dit liever nauwkeurig dan met een geruststellende formule:

• Identiteitsdocumenten en bewijsstukken. Wanneer het automatisch uitlezen van gegevens uit een document wordt gebruikt, wordt het bestand volledig verzonden naar de modelaanbieder, die de herkende velden teruggeeft. Dit omvat paspoorten, DNI of NIE en bewijzen van herkomst van middelen. Wilt u niet dat een document deze functie doorloopt, voer de gegevens dan handmatig in.
• Cv's. In de wervingsmodule wordt het cv volledig naar het model gestuurd om de gegevens ervan te ontlenen.
• E-mail. De tekst van gesynchroniseerde berichten kan worden geanalyseerd om het gesprek samen te vatten en de volgende stap voor te stellen.
• Spraaknotities. Het audiobestand wordt ongewijzigd naar de transcriptiedienst gestuurd.
• Dossiers ter bestrijding van witwassen. Hier deden wij bewust het tegenovergestelde: het model ontvangt uitsluitend het risiconiveau en de factoren die eraan ten grondslag liggen. Het ontvangt nooit de NIE, het paspoort, de IBAN, de telefoon, de e-mail of de achternaam.
• Rekeningafschriften. Wanneer het kantoor een afschrift uploadt om ontvangsten af te stemmen, wordt het bestand gelezen en weggegooid — het wordt niet bewaard. Het koppelen aan de verwachte courtages en huren gebeurt eerst in ons eigen systeem, zonder model. Alleen als het kantoor de assistent om hulp vraagt bij de regels die nog niet gekoppeld zijn, gaan die naar het model, met de datum, het bedrag, de omschrijving van de overboeking en de namen van de betrokken partijen (de betaler, de huurder of de klant). De IBAN wordt nooit volledig verstuurd: hij wordt vervangen door zijn laatste vier tekens. Om dezelfde betaler de volgende maand te herkennen, bewaren we een cryptografische vingerafdruk van de rekening, waaruit de IBAN niet kan worden teruggehaald.

In alle gevallen wordt tekst die van buiten het systeem komt, opgeschoond voordat de instructie wordt opgebouwd, zodat een binnenkomend bericht het gedrag van het systeem niet kan sturen. Van elke aanroep bewaren wij alleen metagegevens — functie, model, verbruikte eenheden, kosten en duur — nooit de verzonden inhoud, noch het antwoord.

Onze aanbieders gebruiken deze gegevens niet om hun modellen te trainen.

Met wie wij ze delen

Wij verstrekken geen gegevens aan andere derden dan de aanbieders die wij nodig hebben om de dienst te leveren, steeds onder een verwerkersovereenkomst. Dit is de volledige lijst:

Wij verstrekken gegevens ook wanneer een bevoegde autoriteit dit rechtmatig verlangt.

Doorgiften buiten de EU

Twee van onze aanbieders zijn gevestigd in de Verenigde Staten: Anthropic en Groq. De doorgiften steunen op de door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, aangevuld met de hierboven beschreven technische maatregelen, waaronder het bewuste weglaten van identificatoren uit de dossiers ter bestrijding van witwassen.

De overige aanbieders leveren de dienst vanuit de Europese Unie of beschikken over gelijkwaardige mechanismen.

Hoe lang wij ze bewaren

Gesprekken en de berichten daarin worden bewaard zolang het kantooraccount actief is en worden daarmee verwijderd.

Hoe wij de gegevens beschermen

• Elk kantoor is van de andere gescheiden in de opvraaglaag van de database zelf, niet slechts in de interface.
• Tweefactorauthenticatie is verplicht voor alle interne accounts.
• Privédocumenten staan in een bucket zonder openbaar adres en worden pas vrijgegeven nadat de rechten zijn gecontroleerd.
• Een automatische controle inspecteert tekst die het kantoor richting een derde dreigt te verlaten en blokkeert verzending als die een IBAN, een NIE of het telefoonnummer van de eigenaar bevat waar de ontvanger die niet mag zien.
• Versleuteling tijdens het transport op alle verbindingen, en dagelijkse reservekopieën.
• Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens die een risico meebrengt, stellen wij de bevoegde autoriteit binnen 72 uur in kennis en, waar passend, de betrokken personen.

Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, rectificatie ervan, wissing ervan, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid, en u kunt bezwaar maken tegen verwerking die op gerechtvaardigd belang berust. U kunt ook te allen tijde een gegeven toestemming intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

Twee eerlijke verduidelijkingen:

• Staan uw gegevens in de portefeuille van een kantoor, dan moet het verzoek aan dat kantoor worden gericht, dat erover beslist. Schrijft u ons, dan zeggen wij u tot wie u zich moet wenden en staan wij het kantoor technisch bij.
• Wissing wordt uitgevoerd als onomkeerbare anonimisering: wij verwijderen de naam, e-mail, telefoon, adres, NIE en IBAN, en maken het dossier los van elke identificatie, waarbij alleen statistische gegevens overblijven waaruit niemand identificeerbaar is. Wij verwijderen dossiers niet fysiek, omdat dat de integriteit zou aantasten van de stukken die de wet ons verplicht te bewaren.
• Als u een klantaccount hebt, kunt u de kopie of verwijdering van uw gegevens rechtstreeks vanuit het account vragen, afzonderlijk voor elk kantoor. Om het account zelf te laten verwijderen, schrijft u ons op het adres hieronder.

Wij antwoorden binnen één maand na ontvangst van het verzoek.

Hoe u uw gegevens laat verwijderen

Wilt u dat uw gegevens uit Solendi worden verwijderd, schrijf dan naar info@solendi.es onder vermelding van de naam van het kantoor waarmee u te maken had, als u die kent, en het e-mailadres of telefoonnummer waaronder u voorkomt.

Als u een klantaccount hebt en het wilt sluiten, schrijf ons dan vanaf het e-mailadres van het account. We verwijderen het adres, de taal en de koppelingen met de kantoren; uw gegevens bij elk kantoor blijven daar, en daarvoor wendt u zich tot het kantoor of gebruikt u vóór het sluiten het verzoek in het account.

Wij controleren uw identiteit voordat wij handelen — gewoonlijk door bevestiging van het verzoek vanaf het geregistreerde e-mailadres — en leiden het verzoek door naar het verantwoordelijke kantoor, dat één maand heeft om het af te handelen. Wordt de wissing uitgevoerd, dan worden uw identificerende gegevens onomkeerbaar verwijderd zoals beschreven in het vorige onderdeel.

Was het kanaal waarlangs wij met elkaar in contact kwamen WhatsApp, dan kunt u verwijdering langs datzelfde kanaal vragen door het woord STOP te schrijven, en evengoed per e-mail naar bovenstaand adres.

Stukken die wij krachtens de wet moeten bewaren, zijn van onmiddellijke wissing uitgezonderd; zij worden verwijderd wanneer de in het onderdeel over bewaring genoemde termijnen verstrijken.

Cookies en vergelijkbare technieken

Solendi gebruikt geen analyse-, advertentie- of trackingcookies. Wij gebruiken uitsluitend die welke strikt noodzakelijk zijn om de sessie in stand te houden en formulieren te beschermen. De details staan in het Cookiebeleid.

Hoe u een klacht indient

Meent u dat wij onzorgvuldig met uw gegevens zijn omgegaan, dan stellen wij het op prijs als u het ons eerst laat weten op info@solendi.es: vrijwel alles is zo sneller opgelost.

In elk geval hebt u het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. Omdat Solendi in Roemenië is gevestigd, is voor onze eigen verwerkingen de Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP, Boekarest) bevoegd. Woont u in Spanje, dan kunt u zich evengoed wenden tot de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (AEPD, www.aepd.es), of tot de autoriteit van uw land van verblijf.

Voor verwerkingen waarover een kantoor beslist, is de autoriteit bevoegd van het land waar dat kantoor is gevestigd.

Wijzigingen van deze verklaring

Wij werken dit document bij wanneer de verwerkingen, de aanbieders of de toepasselijke regels veranderen. De datum van inwerkingtreding van de versie die u leest staat bovenaan de pagina, en eerdere versies worden bewaard. Wezenlijke wijzigingen worden dertig dagen van tevoren aan de kantoren meegedeeld.